Rauhallinen häirintätilanteen selvittely on vahva viesti hyvästä johtamisesta ja työpaikkakulttuurista. Vastuu selvittämisestä on organisaation johdolla tai vähintäänkin yksikön esimiehellä, henkilöstöhallinnon johtajalla, viestintäjohtajalla ja työsuojelutoimikunnalla yhdessä.

Kaikilla työyhteisön jäsenillä on keinoja - ja myös velvoitteita - joilla haastavia vuorovaikutustilanteita voidaan purkaa. Kun häirintätilanteiden hoitamiseen on ohjeet, konfliktien kärjistymistä voidaan todennäköisemmin estää.

Lue, kuinka työyhteisö voi varautua häiritsevään palautteeseen

 

Tunnista tilanteet

Sosiaalisen median häiriköiden taktiikat ovat hyvin erilaisia. Häiritsijä voi käyttää virallisia kanavia eli tehdä esimerkiksi aiheettomia kanteluita häirinnän kohteesta tai mustamaalata työntekijää työnantajalle tai yhteistyökumppaneille.

Ristiriitoja työyhteisössä saattaa syntyä myös väärinkäsityksistä; kaikki häirintä ei ole tahallista. Konfliktin kärjistymistä estää, kun häiritseväksi koetun palautteen antajan näkemyksiä yritetään aidosti ymmärtää. Myös vastaanottajan ja muiden mukana olevien on hyvä yrittää tunnistaa omia tunteitaan: Miksi reagoin kuten reagoin? Kannattaa myös harjoitella näkökulman vaihtamisen taitoa. Entä jos olisin itse vastapuolen asemassa?

Pohdi omaa toimintaetiikkaasi työyhteisössä

Ota pelot ja huolet vakavasti

Pelot ja huolet ohjaavat ihmisten toimintaa muita tunteita enemmän. Koska pelot estävät toimintaa, esimerkiksi työn tulosten jakamista julkisuuteen, esimiehen tehtävänä on rohkaista työyhteisön jäseniä ylittämään pelkojaan. Siksi esimiehen on hyvä ymmärtää, mikä työyhteisön jäseniä pelottaa tai huolestuttaa. Pelkojen luottamukselliseen työstämiseen työyhteisössä on erilaisia keinoja. Yhden tavan löydät täältä: Työpaja huolien ja pelkojen kartoittamiseen

Ennakoi ja ohjeista

Yhdessä sovitut ja kaikkien tuntemat toimintatavat häiritsevän palautteen käsittelyyn vähentävät yksilöiden kuormitusta ja ehkäisevät työyhteisön sisäisiä, kuormittuneisuudesta johtuvia konflikteja. Monissa työyhteisöissä on luotu yhteiset käsittelytavat ja eettinen ohjeistus asiakkaiden antamaan häiritsevään palautteeseen vastaamiseksi. Erityisesti sosiaali- ja terveyssektorilla sekä poliisissa, jossa työyhteisön jäsenet kohtaavat hyvinkin kuormittavia asiakastilanteita, on nähty tärkeäksi ikävien kokemusten järjestelmällinen käsittely. Vinkkejä sosiaalialalta

Esimerkiksi maahanmuuttajia, yhdenvertaista kohtelua tai vaikkapa kaava-asioita käsittelevillä aloilla, häiritsevä palaute voi olla hyvinkin tavallista. Toisilla aloilla se voi olla asiantuntijoille täysin uutta. Häiritsevään palautteeseen on kuitenkin syytä varautua ennalta jotta säästytään turhalta kuormitukselta.

 

Työturvallisuuslain mukaisesti työnantajan vastuihin kuuluu työympäristön vaaratekijöiden jatkuva tarkkailu, myös häiritsevän palautteen osalta. Lähiesimiehenä varmista, että vastuut haitallisen työkuormituksen tunnistamisessa ja käsittelemisessä ovat selvät.

Kun työntekijä kertoo häiritsevästä palautteesta, hän selvittää esimiehelle, mistä on kyse ja miksi palaute on häiritsevää. Kun esimiehenä paneudut tilanteeseen, voitte yhdessä löytää järkevän toimintatavan ja parhaimmillaan keinon ikävän tilanteen laukaisemiseen.

Tehkää yhdessä tai erikseen arvio tilanteesta. Arvioi viestejä ja viestintää. Pohtikaa ensimmäiseksi, onko tilanne uhkaava ja onko työntekijä tai joku muu vaarassa.

Työnantajan vastuu

Häiritsevästä palautteesta ilmoittaminen työnantajalle on työntekijän vastuulla. Juridinen vastuu häirintätilanteissa kuuluu aina esimiehelle ja työnantajan edustajalle, joka on saanut asiasta tiedon, ei esimerkiksi työsuojeluvaltuutetulle, luottamusmiehelle tai työntekijälle itselleen.

Työnantaja toimii väärin, jos jättää työntekijän yksin pohtimaan syitä ja ratkaisuja. Seurausten kuorma ei jää yksin työntekijän harteille ja syyllistä häntä, kun ikävään viestintätilanteeseen johtaneet syyt selvitetään yhdessä.

Tarpeen mukaan raportoidaan johdolle ja viestintävastaaville ja ratkaistaan, millaisiin toimiin häirintätilanne johtaa työyhteisössä. Tunnistetaan yhdessä myös ne tekijät, jotka estävät tilanteen ratkaisemista. Samalla kerrataan häirintätilanteessa kriisiviestintä- tai muut vastaavat ohjeet. Niiden pohjalta esimies ratkaisee, miten asiassa edetään.

Lue lisää viestinnästä työyhteisössä: Toimi ja tiedota

Tarjoa tukea kuormittavassa tilanteessa

Esimiehen on tärkeää vahvistaa työntekijän omaa luottamusta työhönsä ja asiantuntemukseensa sekä mahdollistaa ammattiylpeyden ylläpitäminen. Työntekijä voi tarvita tukea voidakseen jatkaa työtä, johon liittyy julkisia esiintymisiä tai julkista arvioinnin kohteena olemista. Kuormittava tilanne haittaa työtä ja voi johtaa uupumukseen.

On tyypillistä keskittyä yhteen ikävään palautteeseen ja ohittaa kymmenet positiiviset! 

Kuka vastaa häiritsijälle?

Pohtikaa yhdessä häiritsevää palautetta saaneen kanssa, kenen olisi järkevintä vastata palautteeseen, jos kenenkään. Vastaako työntekijä itse, esimies vai esimerkiksi työyhteisön viestinnän ammattilainen? 

Joskus voi olla mielekästä, että työyhteisön muut asiantuntijat jatkavat keskustelua julkisuudessa, jotta asioiden monet ulottuvuudet ja näkökulmat pysyvät mukana keskustelussa eikä häiritsevä tilanne kärjisty henkilöiden väliseksi kiistaksi.

Jos tilanne jatkuu, sopikaa miten mahdolliset uudet häiritsevät viestit käsitellään. Sopikaa, kuka lukee sosiaalisen median kautta tulevat palautteet, sähköpostit, tekstiviestit tai muita kanavia pitkin tulevat viestit, jotta asiantuntija ei kuormitu kohtuuttomasti.

Lue lisää vastaamisen vaihtoehdoista.

 

Esimies vastuussa

Esimies edustaa työnantajaa suhteessa työntekijöihin. Taitava esimies ennakoi häiritsevän palautteen mahdollisuuden ja ohjaa työyhteisön laatimaan yhteisen ohjeistuksen tilanteiden käsittelyyn. Oleellista on rakentaa ilmapiiri, jossa työntekijä rohkenee heti häirinnän tapahduttua kertoa siitä esimiehelleen.

Työntekijälle työn tulosten esille tuominen on usein sekä palkitsevaa että kuormittavaa. Kuormittavuutta lisää merkittävästi, mikäli työntekijä saa toiminnastaan palautetta, jonka kokee häiritsevänä. Työntekijän työhyvinvoinnin perustana on, että esimies on selvillä asiantuntijoita kuormittavista ja palkitsevista asioista.

Työkaveri tukena

Jos työkaverina huomaat jonkin viestintävälineen kautta tai kasvokkain keskustellen, että jotakuta työyhteisösi jäsentä häiritään verkossa tai muualla, tarjoa apua ja tukea. Noudata työyhteisössä sovittuja toimintaohjeita, jos sellaiset on. Katso myös, miksi on tärkeää etsiä työkavereista, ystävistä ja perheestä tukihenkilöitä häirintätilanteessa. Kannusta työkaveria ottamaan yhteyttä esimieheen tai työsuojeluvaltuutettuun tai tarjoudu olemaan siinä tukena.

Kun on selvitetty, mikä kuuluu esimiehelle ja työyhteisölle ja mitä häiritty voi tehdä itse, toimi työnjaon mukaisesti. Jos työkaverisi toivoo, voit keskustella hänen kanssaan palautteista. Voit auttaa arvioimaan häiritsevää palautetta, välttämään sen vähättelyä ja estää osaltasi tilanteiden kärjistymistä. Voit esimerkiksi tarjoutua lukemaan palautteet ja vastaamaan niihin hänen puolestaan.

Luottamusmies työntekijöiden edunvalvojana

Kun työyhteisön jäsen on saanut häiritsevää palautetta työssään, on ensisijainen avunantaja oma esimies, hänen apunaan tarvittaessa työsuojeluvaltuutettu. Työsuojeluvaltuutetun ja luottamusmiehen yhteistoiminta on usein kuitenkin tarpeen. Luottamusmiestä tarvitaan varmistamaan, että asiat hoidetaan oikein ja työajalla ja että häiritsevän palautteen käsittelyyn saadaan koulutusta. 

Henkilöstöhallinto turvaa selustaa

Työhyvinvoinnista huolehtiminen, työntekijöiden turvallisuus ja koulutus ovat yleensä henkilöstöhallinnon vastuulla. Henkilöstöjohtaja on usein työpaikan työsuojelupäällikkö, joka vastaa työpaikan työsuojelusta.

 

Työsuojelun ideana on vähentää työn tekijöilleen aiheuttamia haittoja. 

Työnantajan pitää organisoida työpaikoille työsuojelutoimikunta. Työnantajan edustaja työsuojelutoimikunnassa on työsuojelupäällikkö. Henkilöstö puolestaan valitsee työsuojeluvaltuutetun edustamaan itseään.

Työsuojelupäällikkö vastaa työsuojelusta

Työsuojelupäällikkö huolehtii siitä työsuojelun järjestämisestä. Isommilla työpaikoilla laaditaan työsuojelun toimintaohjelma (työturvallisuuslain 9 pykälä) usein työsuojelupäällikön johdolla. Toimintaohjelmassa kuvataan,

• kuinka työyhteisö kartoittaa ja arvioi työn synnyttämiä vaaroja ja

• miten työsuojelusta juuri tässä organisaatiossa huolehditaan.

Usein toimintaohjelmissa keskitytään työn fyysisiin vaaroihin ja ongelmiin, mutta työ voi kuormittaa myös   psykososiaalisesti. Työstä saatu häiritseväksi koettu palaute on kuormitustekijä, johon työyhteisön kuuluu laatia toimintatavat työsuojelupäällikön johdolla. Työsuojelupäällikönä tehtäviisi kuuluu työpaikan työsuojeluyhteistyön käynnistäminen, tukeminen ja kehittäminen. Oikeudellinen vastuu työsuojelusta säilyy työnantajalla.

 

Työsuojeluvaltuutettu henkilöstön edustajana

Työsuojeluvaltuutettu on työntekijöiden valitsema edustaja, joka edustaa koko henkilöstöä työsuojelutoiminnassa. Työsuojeluvaltuutettu pitää valita työpaikoilla, joilla työskentelee säännöllisesti vähintään kymmenen henkilöä, mutta myös pienemmillä työpaikoilla voidaan valita työsuojeluvaltuutettu.

Jos työsuojeluvaltuutettuna huomaat tai sinulle tullaan kertomaan häiritsevästä palautteesta, tarjoa heti tukea. Voit auttaa analysoimaan häirintätilannetta. Mitä arvionnissa kannattaa huomioida, tarkista täältä: Arvioi viestejä ja viestintää. Ohjaa häirinnän kohteeksi joutunut esimiehensä puheille ja tarjoudu tarvittaessa mukaan keskusteluun. Esimiehen velvollisuus on tukea työntekijää, mutta voi käydä niin, ettei esimies syystä tai toisesta ota asiaa hoitaakseen. Tällöin työntekijä voi työsuojeluvaltuutetun kanssa miettiä, kenen muun puoleen kannattaisi kääntyä.

Työsuojeluvaltuutetulla on oikeus jopa keskeyttää työ, josta aiheutuu välitöntä ja vakavaa vaaraa työntekijälle. Häiritsevästä palautteesta voi syntyä vakava vaara, mikäli palautetta on paljon, se kohdistuu asiantuntijaan henkilönä, mitätöi hänen tekemäänsä työtä tai sisältää uhkauksia asiantuntijaa tai hänen läheisiään kohtaan.

Työsuojeluvaltuutettu kerää työntekijöiltä tietoa työturvallisuus- ja työterveysasioista käsiteltäväksi yhdessä työnantajan kanssa. Työsuojeluvaltuutetulla on myös oikeus saada nähtäväkseen työpaikan työympäristön ja työyhteisön tilaan liittyvät turvallisuutta ja terveyttä koskevat tiedot, esimerkiksi työn vaarojen selvityksen asiakirjat, työterveyshuoltosopimus ja työterveyshuollon toimintasuunnitelma. Tehtäväänsä paneutunut työsuojeluvaltuutettu varmistaa, että näissä asiakirjoissa huomioidaan häiritsevä palaute ja että työyhteisössä on olemassa toimintaohjeet häiritsevän palautteen varalta.

Työterveyshuolto

Työterveyshuollon tehtävänä on auttaa työhyvinvointiin liittyvissä asioissa. Lakisääteinen työterveyshuolto painottuu työstä ja työoloista aiheutuvien terveysvaarojen ja haittojen ennaltaehkäisyyn. Työsuojelun edustajat tekevät työterveyshuollon kanssa työpaikkaselvityksen, jolla selvitetään työn, työyhteisön ja työympäristön vaikutukset terveyteen ja työkykyyn. Sen pohjalta tehdään työterveyshuollon toimintasuunnitelma, johon voidaan liittää ohjeistus häiritsevän palautteen käsittelyyn.

Jos työntekijän työkyky heikkenee, työterveyshuollon tehtävänä on työntekijän terveyden seuranta, kuntoutusneuvonta ja kuntoutukseen ohjaaminen. Häiritsevän palautteen kohde voi tarvita esimerkiksi työterveyspsykologin apua tunteidensa ja ajatustensa käsittelyyn.

Pieni työyhteisö

Pienessä organisaatiossa ei välttämättä ole kriisiviestintään tai muuhunkaan viestintään yhdessä sovittuja toimintatapoja. Johtajan ja työntekijän välinen viestintä on usein mutkatonta ja nopeaa. Alle kymmenen hengen organisaatioissa ei useinkaan ole työsuojelutoimikuntaa henkilöstön edustajineen tai työsuojelupäällikköineen. Häiritsevään palautteeseen reagoidaan usein yhdessä, koko organisaation voimin.

Häiritsevän palautteen yllättäessä tarvitaan yhteinen keskustelu siitä, miten juuri tämän häiritsevän palautteen osalta toimitaan. Työyhteisössä kannattaa keskustella jo etukäteen oman toimintaetiikan pohjalta häiritsevän palautteen vaatimista toimintatavoista ja rooleista, ilman todellisen tilanteen nostamia tunteita ja aiheuttamaa pahaa mieltä. Tällöin yhteiset toimintatavat voidaan luoda rauhallisesti keskustellen eikä paniikkireaktioita synny.

Suuri organisaatio  

Suurissa organisaatioissa lakimiehet, henkilöstöosasto ja vakiintuneet yhteistoimintakäytännöt varmistavat, että ohjeistus häiritsevän palautteen kanssa toimimiseen on ajantasainen. Haasteeksi saattaa tulla se, että työntekijä ei osaa tai uskalla ilmaista esimiehelleen joutuneensa häiritsevän palautteen kohteeksi. Kun työpaikan ilmapiiri on riittävän avoin, uskalletaan ikäviäkin asioita nostaa esille. Hyvät osallistumisen käytännöt ovat tärkeitä ilmapiirin avaajia. Esimerkiksi sosiaali- ja terveysalalla on tärkeää, että osastokokouksia pidetään säännölliseesti ja niissä vaalitaan avointa keskustelua. Pyytäkää työsuojeluorganisaatiota varmistamaan, että koko henkilöstö tuntee häiritsevään palautteeseen liittyvän ohjeistuksen ja osaa toimia sen mukaisesti. 

Työsuojelun lainsäädäntö

Työsuojelulakien avulla suojellaan työntekijää ja varmistetaan, että toiminta työpaikoilla on oikeudenmukaista. Työntekijän ei tarvitse itse tuntea kaikkia työlakeja. Työsuojeluasioissa työsuojelupäällikön tehtävänä on huolehtia, että lakien määräykset ja ohjeet huomioidaan. Työsuojeluun liittyvät lait löydät esimerkiksi työsuojeluhallinnon verkkopalvelusta.

Työnantajaa velvoittavat työpaikan toiminnassa ja turvallisuudesta huolehtimisessa muun muassa työsopimuslaki, työturvallisuuslaki, laki työsuojelun valvonnasta ja työsuojelun yhteistoiminnasta, työterveyshuoltolaki, laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta, yhdenvertaisuuslaki, työaikalaki ja vuosilomalaki sekä yhteistoimintalait. 

Myös useat muut lait, erityisesti rikoslaki, rajaavat sitä, milloin häiritsevä palaute tai vihaviestit täyttävät rikoksen tunnusmerkit. Suomen lainsäädäntö löytyy osoitteesta finlex.fi.

 

Kaikilla ei ole työyhteisöä tukenaan. Apurahansaajat, freelancerit, toiminimellä työskentelevät ja muut yksin työtään tekevät jäävät helposti vaille työnantajan vastuulla olevaa työsuojelua. Työyhteisön suoja voi olla vajavainen myös henkilöstövuokrausyrityksen kautta tai apurahan turvin työskenteleville tai jos työpanos on ostettu alihankintana. Itsensätyöllistäjien kirjavaan joukkoon kuuluu monia, eri tavoin palkkatyösuhteen ulkopuolella toimivia.

Jos teet työtä ilman työsopimusta, kysy, miten työsi tilaaja varmistaa työturvallisuutesi. Kysy myös, miten sinun tulisi toimia mahdollisessa häirintätilanteessa. Häirintätilanteessa kannattaa joka tapauksessa kertoa tilanteesta välittömästi toimeksiantajalle.

Itsensätyöllistäjiä suojaavat häiritsevältä palautteelta lait, mahdollinen toimeksiantaja ja se, että on itse selvillä oman toimintansa eettisistä kysymyksistä. Itsensätyöllistäjän on usein mahdollista liittyä samassa tilanteessa olevien verkostoihin, joissa voi jakaa omia kokemuksiaan ja oppia muilta, jakaa työympäristöjä ja hankkia koulutusta yhdessä. Verkostot ovat usein ammatillisia yhteisöjä, joista virallisemmat toimivat yhdistyksinä ja osuuskuntina, epäviralliset esimerkiksi keskusteluryhminä sosiaalisessa mediassa.